Wir zeigen dir Schritt für Schritt auf, welche Punkte du beachten musst:

1. Strategie

Einordnung in die Kommunikation und inhaltliche Planung

Zunächst solltest du definieren, welche strategischen Ziele du mit deinem E-Mail-Newsletter erreichen willst. Weiter musst du dir auch überlegen, welchen Nutzen du deiner Leserschaft damit bietest. In anderen Worten: Warum lohnt es sich, deinen Newsletter zu abonnieren? 

• ZielerreichungWelche Ziele hat sich dein Unternehmen bzw. hast du dir mit dem Newsletter gesteckt?
• DienstleistungsverknüpfungWelche Dienstleistungen sollen mittels Newsletter gefördert werden?
• Begleitende MassnahmenWelche Kommunikationsmassnahmen begleiten den Newsletter und müssen entsprechend abgestimmt sein (z. B. Website)?
• KontaktgewinnungWie gelangst du an neue Abonnentinnen und Abonnenten? Gibt es bestehende Kontakte, die du anschreiben darfst?
• ZielgruppendefinitionWelche Zielgruppen möchtest du mit deinem Newsletter erreichen?
• KundennutzenWarum lohnt es sich für eine Abonnentin oder einen Abonnenten, deinen Newsletter zu abonnieren?
• Redaktionelle PlanungWie oft wird ein Newsletter verschickt? Welche Inhalte sollen wann kommuniziert werden?

2. Anbieter

Welcher Newsletter-Dienst passt zu mir?

Es gibt verschiedene Anbieter für Newsletter-Dienste. Es lohnt sich, eine sorgfältige Evaluation vorzunehmen. Denn einmal ausgewählt ist ein Wechsel des Anbieters mit grossem Aufwand und Kosten verbunden, da das gesamte Setup erneut vorgenommen werden muss. Die Anbieter unterscheiden sich in folgenden Punkten:

• GestaltungsmöglichkeitenVisuelle Gestaltungsmöglichkeiten und Funktionalität bei der Template-Erstellung
• KostenPreismodelle variieren entweder nach Anzahl Kontakte oder nach Versandvolumen
• DatenschutzServerstandort und Ort der Datenspeicherung
• Automatisierungsmöglichkeiten
• Benutzerfreundlichkeit und Sprache

3. Kontosetup

Die Basisfunktionalität

Jetzt wird Hand angelegt! Lege dein persönliches Konto bei dem gewählten Dienstleister an.

• Grundkonfiguration KontoHinterlegung der Kontaktdaten im Hinblick auf Anti-Spam-Richtlinien, Einrichtung Zahlungsart.
• BenutzererstellungJe nach gewähltem Anbieter und Preismodell können mehrere Benutzerinnen und Benutzer erfasst werden.
• Anlegen und Ausgestaltung der Standard-Formulare und E-Mails (inkl. Texte)– Webformular: Anmeldung– Webformular: Abmeldung– E-Mail: Opt-In– E-Mail: Anmeldebestätigung– E-Mail: Abmeldebestätigung

4. Listener­stel­lung

Marketingoptimierte Zielgruppenorganisation

Je nach Möglichkeit und Bedüfnis werden eine oder mehrere Adresslisten erstellt und bestehende Kontakte importiert – sofern du über deren Einwilligung zur Datenverwendung für Marketingzwecke verfügst.

• ListenerstellungReicht eine Adressliste für alle Empfänger oder braucht es separate Listen für Kunden, Partner, Lieferanten, Mitarbeitende etc.?
• Definition KontaktfelderWelche Informationen sollen zusätzlich zur Mailadresse gespeichert werden (Name, Anrede, Wohnort etc.)? Achtung, Datenschutz!
• Einrichtung Double-Opt-InNach selbstständigem Einschreiben in die Adressliste erhält die Person eine E-Mail mit Bestätigungslink, um den Anmeldeprozess abzuschliessen.
• Import bestehende DatenBereits vorhandene Kontakte werden importiert und vorab überprüft.

5. Design

Entwicklung attraktiver und individueller Vorlagen

Für den Versand wird eine Design-Vorlage gemäss den Vorgaben deiner Marke eingerichtet. Am besten wird hier der Template-Builder des jeweiligen Anbieters verwendet, um Darstellungsfehler bei den Empfängerinnen und Empfänger zu reduzieren. Ein Template umfasst in der Regel folgende Inhaltselemente:

• Header-BereichLogo-Platzierung, evtl. Keyvisual
• Intro-/AnredebereichPersönliche Anrede, Begrüssung, Absenderperson
• Bild mit TextElement für klassischer Teaser-Funktion auf Webinhalte (Produkt, Dienstleistung etc.)
• Text, TitelElement für Informationen oder klassischer Teaser-Funktion
• ButtonCall-to-Action-Funktion
• FooterAdressangaben des Absenders, optional Social Media-Verlinkungen, «Abmelden»-Link

6. Personali­sie­rung

Erhöhung Öffnungsrate dank Personalisierung

7. Datenschutz

Rechtliche Aspekte und Vertrauensförderung

Beim Aufbau deines Newsletters musst du datenschutzrechtliche Aspekte von Anfang an konsequent berücksichtigen. Welche Daten möchtest du abfragen – und ist dies rechtlich zulässig? Wo werden die Daten gespeichert? Wer hat Zugriff auf diese Daten? Diese Angaben müssen in einer Datenschutzerklärung festgeschrieben sein. Hierbei greift einerseits die schweizerische Rechtsgebung, aber auch die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) muss berücksichtigt werden.

8. Domain-Authenti­fi­zie­rung

Sicherstellung des Empfangs

Damit deine E-Mails nicht im Spam-Ordner der Empfängerinnen und Empfänger landen, muss die Domain der Absenderadresse mit den richtigen DNS-Einstellungen für SPF, DKIM und DMARC authentifiziert werden. Dadurch können die E-Mails von @deinedomain.ch verschickt werden.

9. Anmeldemög­lich­keiten

Erweitere dein Publikum

Wie vergrösserst du das Publikum deines Newsletter? Sinnvollerweise wird die Anmeldung auf deiner Website beworben – z. B. mit einem Link im Footer oder im inhaltlichen Kontext auf einer Unterseite. Daneben gibt es womöglich auch weitere Touchpoints, über die du deinen Newsletter bewerben kannst.

• StrategieAn welchen Stellen soll die Anmeldung ermöglicht werden?
• WebsiteIntegriertes Anmeldeformular auf der Website oder Verlinkung auf das vom Newsletter-Anbieter bereitgestellte externe Formular.
• QR-CodeBewerbe die Anmeldung für den Newsletter auch auf Print-Produkten mittels QR-Code.

10. Kampagnen­be­trieb

Wer plant und verschickt den Newsletter?

Stelle sicher, dass die Verantwortung für den Newsletter bei einer Person liegt. Diese nimmt die inhaltliche Planung vor, bestimmt die Themen und koordiniert in deinem Unternehmen zwischen den verschiedenen Anspruchsgruppen. Die tatsächliche Aufbereitung des Newsletters passiert dann direkt durch diese Person oder eine damit beauftragte Agentur.

• Inhaltliche PlanungFühre einen Redaktionsplan, in dem die Themen und der Versandzeitpunkt ersichtlich sind.
• SchulungLasse dich für die selbststänige Aufbereitung des Newsletters durch eine Fachperson oder Agentur schulen.
• Zusammenarbeit mit der AgenturBeauftrage bei fehlendem Know-how oder knappen Zeitressourcen eine spezialisierte Agentur für die Aufbereitung der Inhalte.
• AnalyseNach jedem Newsletter-Versand solltest du die Statistik des Versands konsultieren: Welche Artikel und Angebote sind relevant? Welche E-Mail-Adressen konnten nicht erreicht werden?